Home Office-Kosten einsparen

In einer Umfrage des britischen Immobilienberatungsunternehmens Gerald Eve in Großbritannien gaben 92 Prozent der Unternehmen an, dass sie eine Reduzierung ihrer Büroflächen in Betracht ziehen. Dabei wurde der mögliche Abbau von vielen auf bis zu 35 Prozent in diesem Jahr beziffert. So wird z.B. die Bank NatWest (vormals Royal Bank of Scotland) 50.000 ihrer Mitarbeiter:innen (dies sind etwa 80 Prozent der Belegschaft) bis 2021 von zu Hause aus (Home Office) arbeiten lassen.

Und aktuell kündigt der britische Dienstleistungskonzern Capita (45.000 Beschäftigte) an, mehr als ein Drittel seiner 250 Büros in Großbritannien zu schließen. Fast 100 Großraumbüros sollen danach dauerhaft wegfallen. Capita-CEO Jonathan Lewis geht dabei von einer Einsparung eines zweistelligen Millionenbetrages pro Jahr aus. Bereits zuvor hatte der Konzern die Home Office-Möglichkeit für die Beschäftigten bis Ende des Jahres verlängert, was besonders in London viel Pendelverkehr einspart. „Warum sollten Sie bis zu zwei Stunden am Tag fünfmal in der Woche mit Pendeln zum Büro verbringen, wenn Sie genauso effektiv zu Hause arbeiten können?“, fragte Lewis die Mitarbeiter:innen des Unternehmens.

Gleiches passiert aktuell auch in Deutschland: so hat es Siemens zum weltweiten Standard gemacht, dass 140.000 Mitarbeiter:innen an zwei bis drei Tagen pro Woche im Home Office arbeiten können. Denn feste Büroarbeitsplätze sind teuer. Die DZ Bank rechnete jüngst aus, dass 2019 ein Quadratmeter Bürofläche in den sieben größten Stätten Deutschlands zwischen 18 und 25 Euro Miete im Monat kostet, inklusive Nebenkosten. Bei einer durchschnittlichen Bürofläche von 30 Quadratmetern pro Beschäftigtem fallen damit für einen Arbeitsplatz zwischen 6.500 und 9.000 Euro pro Jahr an. In Städten wie Berlin, München oder Frankfurt sind es demnach über 15.000 Euro. Hinzu kommt, dass ein fester Büroarbeitsplatz im Schnitt nur 190 Tage im Jahr genutzt wird. An den anderen Tagen steht er leer, z.B. wegen Wochenende, Feiertagen, Urlaub, Krankheit, Dienstreisen, Home Office, etc. Damit wird die Reduzierung von Büroflächen und die dauerhafte Etablierung von Home Office zum positiven Business Case. Welches Unternehmen wird da wohl noch wiederstehen können.

Doch wer Home Office, mit welcher Motivation auch immer, zum etablierten Arbeitsmodell macht, muss sicher stellen, dass Kommunikation, Kollaboration und Koordination der Mitarbeiter:innen auf Distanz performant funktioniert. Und dabei es geht nicht nur um die entsprechende digitale Infrastruktur (z.B. ein perfomanter VPN-Zugang), Ergonomie im Home Office (nicht dauerhaft am Küchentisch zu sitzen), Aufrechterhaltung der sozialen Kontakte im Team, sonder auch und vor allem um gute Führung – Führung aus der Ferne (Remote Leadership, Digitale Führung). Denn digitales Arbeiten aus der Ferne braucht auch digitale Führung aus der Ferne (Koordination sowie Organisation der Kollaboration und Kommunikation).