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Zeitmanagement [Gesunde(Selbst-)Führung]
Die gehetzte Gesellschaft – Die Zeit läuft uns davon

Wege aus der Zeitfalle mit gekonntem Zeitmanagement

Was tun, um mit den wachsenden Anforderungen von immer mehr Aufgaben, engen Terminvorgaben und gestiegenen Leistungserwartungen zu Recht zu kommen? Bieten die Zeitmanagement Methoden (z.B. das Eisenhower-Prinzip), Zeitmanagement Tipps oder neuerdings auch Zeitmanagement Apps endlich die ersehnte Lösung? Lässt sich Zeitmanagement in Seminaren lernen?

**Die Erfordernis, für ein effektives Zeitmanagement nimmt zu**

Das Leben wird immer schneller – in allen Lebensbereichen. Bei der Übermittlung von Informationen haben wir bereits Lichtgeschwindigkeit erreicht. Schneller geht es nicht mehr!

Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) hat in ihrem Mitte Oktober 2016 veröffentlichten Arbeitszeitreport Deutschland 2016 die neusten Studienergebnisse vorgestellt. Danach arbeiten 2016 43 Prozent mindestens einmal im Monat am Wochenende, 12 Prozent werden nach Feierabend kontaktiert. Überstunden sind in Deutschland an der Tagesordnung.

Zudem fühlen sich immer mehr Menschen in den Unternehmen laut des Arbeitszeitreport Deutschland 2016 bei der Arbeit belastet durch

» Multitasking,
» starken Termin- und Leistungsdruck,
» Störungen bei der Arbeit,
» enge Zeitvorgaben,
» enge Terminpläne und
» Informationsüberflutung.

Zeitmanagement Definition

Unter dem Begriff Zeitmanagement (= Zeitplanung; im Englischen time management) versteht man im Zusammenhang des Selbstmanagements alle Vorgehensweisen, die zur Verfügung stehende Zeit möglichst produktiv zu nutzen. Zeitmanagement ist damit die bewusste Kontrolle der für zu erledigende Aufgaben eingesetzte Zeit, mit dem Ziel der Maximierung persönlicher Effizienz. Zentrale Aufgaben des Zeitmanagements sind die Analyse, wie Zeit eingesetzt wird, und das Festlegen von Prioritäten bei den anstehenden Aufgaben. Wir sehen Zeitmanagement zudem als zentrale Kompetenz bei der Gesunden (Selbst-)Führung. WIKIPEDIA

Sind 24 h genug Zeit?

In einer Umfrage des FOCUS wurden 600 Berufstätige gefragt, wie lange ein Tag sein sollte, „damit sie ausreichend Zeit hätten, alles zu tun, was sie möchten.“ Nur knapp die Hälfte war mit dem 24-Stunden-Tag zufrieden. 40 % wünschten sich einen Tag mit 30 oder mehr Stunden. Praktisch unabhängig davon, wie lange und wie hart viele Menschen arbeiten, lautet ihre Klage, zu wenig Zeit zu haben. Mehr und härter zu arbeiten, ist offensichtlich keine Lösung des Problems. „Beginnen muss man die Verbesserung der Zeitnutzung mit der Frage: Was sollte ich in Zukunft nicht mehr tun?“, so der österreichische Wirtschaftswissenschaftler Fredmund Malik.

Zeitmanagement Seminare: das fragen unsere Teilnehmer

Und das sind die TOP-Themen, die die Teilnehmer in unseren Zeitmanagement Seminaren immer wieder nachfragen:

» die vielen Aufgaben unter einen Hut bekommen,
» schnell erkennen, was wichtig ist,
» Nein-sagen können,
» Methoden und Techniken, um Prioritäten zu setzen,
» Umgang mit der eMail-Flut,
» Disziplin in Meetings,
» Umgang mit den vielen Störungen,
» effektiver am Telefon agieren können,
» besser mit Stress umgehen können.

Zeitmanagement als Kernkompetenz erfolgreichen Managements

Zum erfolgreichen Management gehört ganz wesentlich, die eigene Zeit effektiv einzusetzen. Etwa Mitte der 80er Jahre wurde dafür der Begriff Zeitmanagement geprägt. Besser sollte es Selbstmanagement [Gesunde (Selbst-)Führung]) heißen, denn trotz aller Anstrengungen wird es wohl kaum gelingen, die Zeit selbst in den Griff zu bekommen. In Griff kann sich der Mensch nur selbst bringen. Je besser die Zeit gemanagt wird, desto besser kann sie zur Erreichung persönlicher und beruflicher Ziele genutzt werden.

Die Basis Prinzipien des Zeitmanagements

Unser Ansatz von effektivem Zeitmanagement folgt drei Prinzipien:

Begrenzen
Fragen Sie sich bei jeder Aufgabe, jeder eMail, jeder Termineinladung die auf Ihrem Schreibtisch landet: „bringt mich das wirklich einem meiner Ziel näher“?
Verbesserung der Ressourcen-Nutzung
a) Ressource „Zeit“
b) Ressource „eigene Energie“

Zeitmanagement-Ressource „Zeit“

Die Nutzung der Ressource Zeit lässt sich mit Hilfe der Zeitmanagement Methoden verbessern: s. Zeitmanagement Methoden.

Zeitmanagement-Ressource „eigene Energie“

Wichtig beim Selbstmanagement ist es, Pausen einzuplanen. Nach etwa einer Stunde intensiver Arbeit lassen Konzentrations- und Leistungsfähigkeit rapide nach. Medizinische Untersuchungen haben ergeben, dass diese Pause nur bis zu 10 Minuten dauern sollte, weil sich dann ein optimaler Erholungseffekt ergibt. Die verbesserte Nutzung der Ressource „eigene Energie“ lässt sich zudem durch eine verbesserte Regeneration (richtige Ernährung, richtiger Schlaf, richtige Bewegung) erreichen.

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3. Disziplin und Konsequenz
a) Routinen
b) Selbstkontrollkraft

Manche Menschen schaffen es, konzentriert bei einer Arbeit zu sitzen, andere hingegen lassen sich nur zu gern immer wieder unterbrechen, insbesondere wenn es sich um ungeliebte Tätigkeiten handelt. Letztere werden für größere Aufgaben bedeutend länger brauchen als jene, die sich ausschließlich einer Aktivität widmen. 6 mal 10 Minuten mit Unterbrechung dauern in diesem Falle länger als einmal 60 Minuten konzentriert Aufgaben. Wenn jemand dauernd gestört und unterbrochen wird, tritt der „Sägeblatteffekt“ auf: durch jede Störung wird der Arbeitsfluß unterbrochen, und die Leistungsfähigkeit nimmt ab. Zeitverluste entstehen durch immer längeren Laufzeiten und geringere Konzentration.

Zeitmanagement Methoden

Erster und wichtigster Schritt zum Einstieg in die Planung jedes einzelnen Tages: Der Tag ist die kleinste und überschaubarste Einheit einer persönlichen Zeitplanung. Wer sein Tagesgeschäft nicht im Griff hat, wird auch langfristige Ziele kaum erreichen. Ein Tagesplan sollte grundsätzlich nur das enthalten, was man an diesem Tag erledigen will, und auch kann. Die Tagesplanung lässt sich in fünf Schritte unterteilen (ALPEN-Methode):

Alle Aufgaben, Aktivitäten und Termine aufschreiben,
Länge der Tätigkeiten (Zeitbedarf) schätzen,
Pufferzeiten für unvorhergesehene Ereignisse einplanen (erfahrungsgemäß etwa 50%),
Entscheidungen über Prioritäten, Kürzungen und Delegationsmöglichkeiten treffen,
Nachkontrolle – Unerledigtes übertragen.

Ebenso bedeutsam ist es, Prioritäten zu setzen. Es ist besser, die richtige Arbeit zu tun (Effektivität) als eine Arbeit nur richtig zu tun Effizienz. Oft werden bei der Prioritätensetzung Wichtigkeit und Dringlichkeit miteinander verwechselt: Wichtigkeit stellt den Wert einer Arbeit da, Dringlichkeit hat nur mit dem Faktor Zeit zu tun. (Hier hilft das Eisenhower-Prinzip um die richtigen Prioritäten zu setzen.)

Bewährt hat sich eine Unterteilung in A-, B- und C-Aufgaben. A-Aufgaben sind solche von der Wichtigkeit, die persönlich und unmittelbar erledigt werden müssen. B-Aufgaben sind wichtige Aufgaben, die doch nicht so sehr Zeit gebunden und dringlich sind. C-Aufgaben sind weniger wichtig, aber dringlich (Organisatorisches, Routineaufgaben) und sollten nach Möglichkeit delegiert werden. Aufgaben, die weder wichtig noch dringlich sind, kann man in der Regel vergessen, Sie erledigen sich meist von selbst.

Oft werden dennoch gerade unwichtige Aufgaben bevorzugt bearbeitet, weil sie überschaubar sind und bei Erledigung ein Erfolgserlebnis vermitteln. Größere, komplexere, schwierigere Aufgaben schiebt man dagegen gern vor sich her.

Die Tugenden des Zeitmanagements: Disziplin und Konsequenz

Erfolgreiches Zeitmanagement/ Selbstmanagement hängt mehr von der richtigen Einstellung und konsequentem Verhalten ab, als von ausgefeilten Techniken, trickreichen Methoden oder ausgefeilten Zeitmanagement Apps. Konsequente Zeit – und Zielplanung darf jedoch nicht nur zum starren Korsett werden, zur Diktatur des Terminkalenders.

Unsere 7 besten Zeitmanagement Tipps

Fragen Sie sich bei jeder Aufgabe: „bringt mich das wirklich einem meiner Ziel näher“?
Notieren Sie sich alles, was Ihnen einfällt – dann haben Sie es aus dem Kopf. Nutzen Sie möglichst einfache Mittel zum Notieren (z.B. Excel).
Nehmen Sie Dinge nur einmal in die Hand und entscheiden Sie sofort, was damit zu geschehen hat bzw. legen Sie sie so ab, dass Sie sie bei Bedarf schnell wiederfinden.
Wandeln Sie alles, was Ihnen gut tut in eine Routine um!
Bevorzugen Sie als Hilfsmittel Ihnen bereits bekannte Werkzeuge, die Sie bereits gut beherrschen (z.B. Papier, Ordner, Outlook, App- Erinnerungen usw.)
Minimieren Sie alle Unterbrechungen wo möglich und sinnvoll.
Wenn die Zeit nicht reicht, fragen Sie sich, was die zweit-beste Lösung in diesem Fall wäre.

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